SLI/GIS Backlog Entry to VISWAS Site

Click Here for Viswas Online Portal

(Due to the migration process in SPARK, online service for DDOs in VISWAS will not be available up to 17th September 2017) 
Click Here for Help File for Backlog Data Entry

     സംസ്ഥാനത്തെ SLI/GISല്‍ അംഗത്വമുള്ള ജീവനക്കാരുടെ നാളിതേവരെയുള്ള പ്രീമിയം വിശദാംശങ്ങള്‍ ഡിജിറ്റലൈസേഷന്റെ ഭാഗമായി വിശ്വാസ് എന്ന ഇന്‍ഷ്വറന്‍സ് വകുപ്പിന്റെ സോഫ്റ്റ്‌വെയറില‍്‍ ചേര്‍ക്കുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് 28/07/2017ന് സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവ് ഇറക്കിയിരുന്നു( GO(P)No 97/2017/Fin ). പ്രസ്തുത ഉത്തരവനുസരിച്ച് ജീവനക്കാരുടെ പാസ്‌ബുക്കുകള്‍ അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനും അവ DDO മാര്‍ ശേഖരിക്കുന്നതിനും നിര്‍ദ്ദേശം നല്‍കിയിരുന്നു. ഇതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് 2017 നവംബര്‍ 30നകം എല്ലാ ജീവനക്കാരുടെയും പോളിസി വിവരങ്ങളും പ്രീമിയം അടവിന്റെ വിശദാംശങ്ങളും വിശ്വാസില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ട ഉത്തരവാദിത്വം DDOമാര്‍ക്കാണ്. സെപ്തംബര്‍ 15 മുതല്‍ ഇതിനുള്ള സൗകര്യം വിശ്വാസില്‍ ലഭ്യമാകുമെന്നാണ് അറിയുന്നത്. ഇത് വിശദീകരിക്കുന്നതിന് ഇന്‍ഷ്വറന്‍സ് വകുപ്പ് DDOമാര്‍ക്കായി നടത്തിയ പരിശീലനത്തതില്‍ നിന്നും ലഭിച്ച വിവരങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് ഈ പോസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കിയത്

        പ്രാരംഭമായി ഓരോ ഓഫീസും Insurance Departmentന്റെ VISWAS എന്ന സൈറ്റില്‍ New User ആയി Sign Up ചെയ്ത് Username , Password ഇവ കരസ്ഥമാക്കണം . ഓരോ ഓഫീസിലയും പത്ത് അക്ക DDO Code ആയിരിക്കും Username. പുതിയ ജീവനക്കാരെ രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്യുന്നതിനും ക്ലെയിമുകള്‍ പിന്‍വലിക്കുന്നതും ഓണ്‍ലൈന്‍ സംവിധാനത്തിലൂടെയാണ്. ഈ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ വിശദീകരിക്കുന്നതിനുള്ള Helpfile ഇവിടെ.

ഓണ്‍ലൈന്‍ Backlog Entry നടത്തുന്നതിന് മുന്നോടിയായി നടത്തേണ്ട പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളും ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട വസ്തുതകളും ചുവടെ ചേര്‍ക്കുന്നു.

• ഓരോ ജീവനക്കാരനും ഒരു GIS അക്കൗണ്ട് മാത്രമേ കാണൂ. ഒന്നിലധികം GIS അക്കൗണ്ടുകള്‍ ഏതെങ്കിലും ജീവനക്കാര്‍ക്കുണ്ടെങ്കില്‍ ആദ്യത്തേത് നിലനിര്‍ത്തി രണ്ടാമത്തേത് ഇന്‍ഷ്വറന്‍സ് ഓഫീസില്‍ അപേക്ഷ നല്‍കി Cancel  ചെയ്യിക്കേണ്ടതാണ്. SLIക്ക് ഓരോ ജീവനക്കാര്‍ക്കും ഒന്നിലധികം പോളിസികള്‍ ഉണ്ടാകാം.
• ഓരോ ജീവനക്കാരും അവരുടെ നിലവിലുള്ള എല്ലാ പാസ്‌ബുക്കുകളും നാളിതേ വരെയുള്ള പ്രീമിയം , വരിസംഖ്യ അടവുകള്‍ സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങള്‍ രേഖപ്പെടുത്തി അതത് കാലങ്ങളില്‍ ജോലിചെയ്ത സ്ഥാപനങ്ങളിലെ DDOമാരെക്കൊണ്ട് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയിരിക്കണം. ഈ പാസ്ബുക്കിലെ എല്ലാ പേജുകളുടെയും പകര്‍പ്പുകള്‍ സഹിതം നിലവിടെ DDOമാര്‍ക്ക് സമര്‍പ്പിക്കണം. എല്ലാ പ്രീമിയം അടവുകളും അതത് കാലങ്ങളിലെ DDOമാര്‍ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയതും Date of Encashment രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുമുണ്ടാവണം.
• എല്ലാ പോളിസികളുടെയും പാസ്ബുക്കിലെ ഒന്നാമത്തെ പേജിന്റെ Scanned Copy  (മൊബൈല്‍ ഫോട്ടോ ആയാലും മതി) സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്‍ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യണം.
• GIS പ്രീമിയം വര്‍ധനവ് വരുത്തുന്ന സമയത്തെ അടവ് വിശദാംശങ്ങള്‍ (വര്‍ധനവ് വരുത്തിയ മാസം, വര്‍ഷം, വര്‍ധിപ്പിച്ച പ്രീമിയം തുക, ആ സമയത്തെ ശമ്പളസ്കെയില്‍ )എന്നിവയും രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കണം.
• ആറ് മാസം തുടര്‍ച്ചയായി പ്രീമിയം അടവ് ഏത് കാരണത്താല്‍ മുടങ്ങിയാലും പ്രസ്തുത പോളിസി Lapsed Policy ആയി കണക്കാക്കൂ. ആറ് മാസത്തിന് ശേഷം പ്രീമിയം അടച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍  പോലും ഇവ Lapsed Policy ആയേ കണക്കാക്കൂ. അത്തരം പോളിസികളുടെ വിവരങ്ങള്‍ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതില്ല.. ഈ വിധത്തില്‍ ആറുമാസത്തേ Breakന് ശേഷം കുടിശിക ഉള്‍പ്പെടെ അടച്ച പോളിസികള്‍ Revive ചെയ്യുന്നതിന് Insurance Officeനെ സമീപിക്കുകയും അപേക്ഷ നല്‍കി അവ പുതുക്കി ലഭിച്ചതിന് ശേഷമേ വിശദാംശങ്ങള്‍ Upload ചെയ്യാവൂ. ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ എല്ലാ ജീവനക്കാരുടെയും വിശദാംശങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയതിന് ശേഷമേ Final Submission നടത്താവൂ എന്നതതിനാല്‍ Lapsed Policyകള്‍ എത്രയും വേഗം അപേക്ഷ നല്‍കി Revive ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
• പാസ്ബുക്ക് നഷ്ടപ്പെട്ടതോ അക്കൗണ്ടുകള്‍ പോളിസി നമ്പരുകള്‍ സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്‍ രേഖപ്പെടുത്തരുത്. അവ ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് പാസ്ബുക്ക് ലഭിച്ചതിന് ശേഷം മാത്രമേ ഉള്‍പ്പെടുത്താനാവൂ. (Duplicate Passbookനായി വെള്ളപേപ്പറില്‍ അപേക്ഷ തയ്യാറാക്കി SLIക്ക് പത്ത് രൂപയും (Head of Account 8011-00-105-99) GISന് 20 രൂപയും (Head of Account 8011-00-107-98) ചെല്ലാന്‍ സഹിതം ഇന്‍ഷ്വറന്‍സ് ഓഫീസില്‍ അപേക്ഷ സമര്‍പ്പിക്കണം. SLI Passbook & Policy നഷ്ടപ്പെട്ടാല്‍ 20 രൂപ ചെല്ലാനും 500 രൂപക്കുള്ള Indemnity Bond (Stamp Paperല്‍) സഹിതമാണ് അപേക്ഷിക്കേണ്ടത്.
• ലോണ്‍ എടുത്ത പോളിസികളില്‍ , ലോണ്‍ തിരിച്ചടവ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതില്ല.
• 2015ന് ശേഷം എടുത്ത SLIപോളിസികളില്‍ ഇന്‍ഷ്വറന്‍സ് വകുപ്പില്‍ നിന്നും  Passbook ലഭിച്ചിട്ടില്ലാത്തവരുടെ കിഴിവ് വിവരങ്ങള്‍ സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തണമെന്ന് നിര്‍ബന്ധമില്ല
• 31.03.2017 വരെയുള്ള കിഴിവ് വിവരങ്ങളാണ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ടത്. 2017 ഡിസംബര്‍ 31നകം റിട്ടയര്‍ ചെയ്യുന്നവരുടെ വിവരങ്ങള്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതില്ല.
• SLI പോളിസി നമ്പരുകള്‍ ഒറിജിനല്‍ പോളിസിയിലുള്ളതും വിശ്വാസില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയതും ഒന്നാണെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തണം. വ്യത്യാസം കണ്ടെത്തിയാല്‍ തിരുത്തിക്കിട്ടുന്നതിന് service.ins@kerala.gov.in എന്ന വിലാസത്തിലേക്ക് email അയച്ച് ശരിയാക്കാവുന്നതാണ്.
• സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്‍ പോളിസി നമ്പരുകള്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുമ്പോള്‍ അവയില്‍ ഡിജിറ്റുകള്‍ മാത്രമേ പാടുള്ളു. ഇവ സ്പാര്‍ക്കില്‍ ആ രൂപത്തിലേക്ക് മാറ്റിയാല്‍ ആ മാറ്റം സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്‍ വന്ന് കൊള്ളും (SLI Policyകളില്‍ KSID/LI എന്നിങ്ങനെ തുടങ്ങുന്നവയില്‍ അവ ഒഴിവാക്കി അതിലെ നമ്പരുകള്‍ മാത്രം മതിയാകും. വര്‍ഷത്തെ സൂചുപ്പിക്കുന്ന സംഖ്യയും ഒഴിവാക്കണം)
• ഓരോ DDO മാര്‍ക്കും അവരവരുടെ ഓഫീസില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്നവരുടെ പാസ്‌ബുക്ക് മാത്രമേ രേഖപ്പെടുത്താവൂ. ഏതെങ്കിലും ജീവനക്കാരുടെ വിവരങ്ങള്‍ സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയതിന് ശേഷം അവര്‍ ട്രാന്‍സ്‌ഫര്‍ ആയാല്‍ എല്ലാ വിശദാംശങ്ങളും രേഖപ്പെടുത്തിയതിന് ശേഷം മാത്രമേ സ്പാര്‍ക്ക് പുതിയ ഓഫീസിലേക്ക് ട്രാന്‍സ്‌ഫര്‍ ചെയ്യാവൂ. ഇവരുടെ വിവരങ്ങള്‍ പുതിയ ഓഫീസില്‍ ചെയ്യേണ്ടതില്ല
• 12 അക്ക GIS നമ്പരുകളാവണം ചേര്‍ക്കേണ്ടത്
• GISല്‍ ചേരുന്നതിന് മുമ്പ് കവറേജായി 30% GIS തുക കിഴിവ് നടത്തിയത് സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്‍ ചേര്‍ക്കരുത്. പാസ്ബുക്കിന്റെ ഒന്നാമത്തെ പേജില്‍ കാണുന്ന തീയതിയാണ് പോളിസി ആരംഭിച്ച മാസവും വര്‍ഷവുമായി രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടത്.
• ആദ്യ പേജില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയ തുകയാണ് ആദ്യ പ്രീമിയം. 
• 2015 സെപ്തംബര്‍ മാസം വരെയുള്ള വര്‍ഷങ്ങളില്‍ എല്ലാ വര്‍ഷവും സെപ്‌തംബര്‍ മാസം മാത്രമാണ് GISല്‍ ചേരാന്‍ കഴിഞ്ഞിരുന്നത് . അപ്രകാരം സെപ്‌തംബര്‍ മാസത്തെ വരിസംഖ്യ ഒക്ടോബര്‍ മാസമാണ് ഗവണ്‍മെന്റ് അക്കൗണ്ടിലെത്തുന്നത് ആയതിനാല്‍ ആദ്യ വരിസംഖ്യ കിഴിവ് ഒക്ടോബര്‍ മാസത്തെയാണ് ചേര്‍ക്കേണ്ടത്.സെപ്തംബര്‍ മാസ ശമ്പളം വൈകിയാണ് മാറിയതെങ്കിലും നിയമാനുസൃതം സെപ്തംബറില്‍ പ്രാബല്യമുണ്ടെങഅകില്‍ ഒക്ടോബര്‍ മാസം എന്ന് തന്നെ രേഖപ്പെടുത്താം.
• Data Entryയില്‍ തെറ്റ് പറ്റിയാല്‍ ബന്ധപ്പെട്ട DDO മാത്രമായിരിക്കും ഉത്തരവാദി. ഓരോ ജീവനക്കാരന്റെയും മുഴുവന്‍ പാസ്‌ബുക്കിലെയും കിഴിവുകള്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയതിന് ശേഷം മാത്രമേ Submit Button Press ചെയ്യാവൂ.. അല്ലാത്ത പക്ഷം അദ്ദേഹത്തിന്റെ അക്കൗണ്ട് പിന്നീട് രേഖപ്പെടുത്താന്‍ കഴിയില്ല
• ഒരിക്കല്‍ രേഖപ്പെടുത്തി Confirm ചെയ്ത വിവരങ്ങള്‍ പിന്നീട് എഡിറ്റ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയില്ല. അപ്രകാരം സംഭവിച്ചാല്‍ ഇന്‍ഷ്വറന്‍സ് ഡയറക്ടറേറ്റില്‍ ഓണ്‍ലൈന്‍ അപേക്ഷ സമര്‍പ്പിച്ച് മാത്രമേ തിരുത്തലുകള്‍ സാധ്യമാകൂ.
• എല്ലാ ജീവനക്കാരുടെയും പാസ്‌ബുക്കുകള്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയതിന് ശേഷം Declaration Confirm ചെയ്ത് കഴിഞ്ഞാല്‍ ഒരു പാസ് ബുക്കിന് 3 രൂപ നിരക്കിലുള്ള തുകക്ക് ഡിസ്‌ചാര്‍ജ് രസീത് ലഭിക്കും . ഇത് പ്രിന്റെടുത്ത് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് പാസ് ‌ബുക്കിന്റെ പകര്‍പ്പ് സഹിതം ഇന്‍ഷ്വറന്‍സ് ഡയറക്ടര്‍ക്ക് അയച്ച് കൊടുത്താല്‍ തുക ലഭിക്കുന്നതാണ്.
• SLI Passbookല്‍ കാണിച്ചിരിക്കുന്ന തീയതിയാണ് Policyയുടെ Maturity Date. GIS പോളിസി വിരമിക്കുന്ന വര്‍ഷവും മാസവും

       മേല്‍ സൂചിപ്പിച്ച വിശദാംശങ്ങള്‍ ശേഖരിച്ചതിന് ശേഷം വേണം സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്‍ വിശദാംശങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ടത്. സോഫ്റ്റ്‌വെയര്‍ ആക്ടീവാകുന്ന സമയത്ത് വിശദാംശങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ടത് എങ്ങനെയെന്ന് വിശദീകരിക്കുന്ന ഹെല്‍പ്പ് ഫയല്‍ ചുവടെ .
Click Here for Help File for Backlog Data Entry

1. SLI, GIS എന്നീ പോളിസികളുടെ നോമിനേഷനുകള്‍ സര്‍വീസ് ബുക്കില്‍ നിര്‍ബന്ധമായും പതിച്ചിരിക്കണമെന്നും വിവാഹത്തിന് ശേഷം പങ്കാളിയെക്കൂടി ഉള്‍പ്പെടുത്തി പുതിയ നോമിനേഷന്‍ സമര്‍പ്പിക്കണം.
2. GPAIS ഒരു വര്‍ഷത്തേക്കുള്ള ഇന്‍ഷ്വറന്‍സ് പദ്ധതി ആയതിനാല്‍ ഓരോ വര്‍ഷവും നോമിനേഷന്‍ പ്രത്യേകം പ്രത്യേകം സമര്‍പ്പിക്കണം. ഇത് സര്‍വീസ് ബുക്കില്‍ ഒട്ടിക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ല. അപകടമരണം സംഭവിച്ചാന്‍ നോമിനേഷന്‍ ഇല്ലാതെ വന്നാല്‍ തുക ലഭിക്കുന്നതിനുള്ള സാങ്കേതിക തടസങ്ങള്‍ ഏറെയായതിനാല്‍ നോമിനേഷന്‍ വാങ്ങി ഓഫീസില്‍ സൂക്ഷിക്കാന്‍ DDOമാരും നല്‍കാന്‍ ജീവനക്കാരും ശ്രദ്ധിക്കുക

ഈ പോസ്റ്റ് പി ഡി എഫ് രൂപത്തില്‍ ലഭിക്കാന്‍ ഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക